SyKOF CRM
Zarządzanie relacjami z klientami

System CRM SyKOF umożliwia tworzenie rozbudowanego zbioru informacji o obecnych i potencjalnych klientach firmy. W kartotece kontrahentów widoczne są informacje o historii kontaktów z kontrahentem, transakcjach sprzedaży i zakupu, zamówieniach, aktualnych rozrachunkach i historii płatności, cenniku kontrahenta. Dzięki możliwości oznaczania firm definiowalnymi kodami oraz wyróżnikami jest możliwość elastycznego grupowania kontrahentów pod względem regionów, branży, poziomu zaawansowania prowadzonych rozmów czy wielkości firmy i przypisywania osób odpowiedzialnych za kontakty z poszczególnymi firmami.

Dla każdego kontrahenta można rejestrować poszczególne Szanse Sprzedaży (z jedną lub wieloma pozycjami), a także Sprawy i Zadania do wykonania (np. zgłoszenia reklamacji lub serwisu).

Perspektywy w systemie CRM SyKOF to leady na początkowym etapie istnienia (góra lejka sprzedażowego). Mogą one służyć do bardzo ogólnego zarejestrowania potencjalnych możliwości marketingowych związanych z jakimś podmiotem. Perspektywy mogą być dodawane w bardzo skrótowy sposób bez szczegółowych danych o firmie i oferowanych produktach, co upraszcza ich początkową ewidencję, jednocześnie pozwalając na uszczegóławianie informacji wraz z wzrostem zaawansowania prowadzonych rozmów. W dowolnym momencie użytkownik może zadecydować o przekształceniu perspektyway w kontrahenta lub kontrahenta i szansę sprzedaży.

W celu uporządkowania i rozdzielenia działań marketingowych dla jednego kontrahenta związanych z różnymi tematami, np. skierowanych do różnych działów klienta, prowadzonych przez różne osoby lub dotyczących odrębnych produktów czy usług można posługiwać się szansami sprzedaży. Szanse pozwalają wydzielić wszystkie czynności i zdarzenia (rozmowy, wiadomości email, spotkania, załączniki, notatki, itd.) związane z jednym nurtem kontaktów z danym kontrahentem. Ma to duże znaczenie w firmach o bogatej ofercie lub prowadzących wielotorowe działania marketingowe, często niezależne od siebie. Każda szansa sprzedaży może mieć określony priorytet oraz poziom zaawansowania określający np. etap, na jakim znajdują się rozmowy, szanse na pozytywne zakończenie rozmów lub przyczynę niepowodzenia.

Kartoteka spraw związanych z kontrahentem to ewidencja wszystkich posprzedażowych tematów do załatwienia. Mogą to być przykładowo: zgłoszenia serwisowe, reklamacje, zapytania od klientów, zbieranie opinii, itp. Podobnie, jak dla szans sprzedaży, także dla spraw można rejestrować wszelkie czynności z nimi związane (rozmowy, wiadomości, spotkania, itp.) oraz określać ich priorytet.

Ewidencja i planowanie działań marketingowych u klientów jest podstawową funkcjonalnością systemu klasy CRM. Każda wykonana lub zaplanowana czynność (rozmowa telefoniczna, mail, spotkanie, itp.) może zostać dokładnie opisana, m.in. poprzez wskazanie osób uczestniczących , daty i godziny, czasu trwania, opisu realizacji i innych potrzebnych informacji. Czynność taka może zostać powiązana z kontrahentem, szansą sprzedaży, pozycją tej szansy, sprawą lub zadaniem.

Zaplanowane i zrealizowane czynności mają swoje odzwierciedlenie na kalendarzu użytkownika systemu SyKOF CRM. Prosty graficzny interfejs kalendarza pozwala na szybkie przeglądanie zadań do wykonania, a mechanizm drag&drop umożliwia przesuwanie czynności zarówno w obrębie własnego kalendarza, jak też w ramach swojego zespołu.

Dzięki wbudowanemu klientowi pocztowemu użytkownik może odbierać i wysyłać maile bezpośrednio z systemu SyKOF CRM. Wiadomości mogą być wysyłane z poziomu czynności powiązanych z kontrahentem, z szansą sprzedaży, sprawą lub zadaniem i są zapisywane jednocześnie we wskazanej lokalizacji na koncie pocztowym użytkownika. Także otrzymane wiadomości e-mail mogą zostać podpięte pod wskazany rekord w systemie CRM.

Zgromadzone w bazie adresy e-mail (oczywiście po uzyskaniu odpowiedniej zgody marketingowej) mogą zostać wykorzystane do wysyłania masowych wiadomości, np. newslettery, informacje o promocjach, itp. System SyKOF CRM umożliwia tworzenie szablonu wiadomości wysyłanej w ramach kampanii, a następnie dołączenie adresatów wg zdefiniowanych grup osób kontaktowych lub pojedynczo.

Zapytania ofertowe wpływające do firmy od obecnych lub potencjalnych klientów mogą być gromadzone w systemie. Na podstawie zapytań można generować oferty dla wybranego kontrahenta.

Przy tworzeniu ofert oraz kalkulacji cen uwzględniane są aktualne ceny materiałów, stawki robocizny oraz kursy walut.

Dla każdego kontrahenta można tworzyć indywidualne cenniki określające ceny sprzedaży lub rabaty od cen cennikowych. Wysokość rabatów może być uzależniona od dodatkowych parametrów, np. od wielkości kupowanej partii towaru lub obrotów w zadanych okresie czasu.

Podczas przyjmowania zamówień od klientów na produkowane wyroby bądź świadczone usługi, użytkownik ma wgląd w aktualne stany magazynowe oraz ma możliwość rezerwacji zamawianego towaru. W  łatwy sposób można uzyskać dostęp do informacji o zaawansowaniu realizacji zamówienia.

Dokumenty sprzedaży mogą być tworzone automatycznie na podstawie zamówień i wydań z magazynu z automatycznym uwzględnieniem cen i rabatów kontrahenta. Dokumenty mogą być również tworzone z wykorzystaniem mobilnych urządzeń PDA. Dokumenty mogą być tworzone w wybranym przez użytkownika języku i walucie.